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Algumas atividades são rotuladas de “importantes”, outras de “urgentes” e outras de “prioridades” ?
E aí vem a dúvida: por qual começar?
Primeiramente precisamos saber o que significa cada um destes termos:
Afinal, o que é atividade importante?
É aquela que nos traz resultados efetivos, significativos>
O que é “atividade não importante”?
É aquela que não traz nenhum resultado ou, mesmo, resultado sem muita significância.
O que é “atividade urgente?”
É aquela que tem uma pressão de tempo para sua execução.
O que é “atividade prioritária”?
É aquela que, relativamente às demais, tem um grau maior de significância, especialmente em termos de urgência e importância.
A inexistência de definição de quais são as atividades importantes ou prioridades pode nos levar a gastar tempo demais com as que têm menor significado e quando chegar a vez das coisas realmente importantes, já não teremos tempo adequado para realizá-las.
É muito comum as pessoas, independentemente das suas atividades, não definirem as prioridades. A definição do que se vai tratar ou fazer primeiro é puramente acidental.
As pessoas fazem o que lembram ou o que aparecer primeiro numa lista de coisas a fazer. Isto decorre muitas vezes da falta de visão de conjunto ou do hábito de não se procurar ver o “todo” ou tudo que se tem a fazer.
É muito importante para a nossa produtividade e bemestar, saber a distinção entre o “importante” , o “não importante” e a “prioridade”.
Vejamos a diferença entre o que acontece com quem tem noção e quem não tem noção desta diferença:
Suponhamos que, a titulo de ilustração, uma pessoa tenha 20 (vinte) atividades a serem executadas em um dia. Destas atividades 10 (dez) são “importantes” e 10 (dez) são “não importantes” . Em uma primeira situação ela não sabe as diferenças citadas, não planejou o seu dia e, ao final, realizou as 10 atividades não importantes e uma ou duas atividades importantes.
Qual é o sentimento desta pessoa ao final do dia? Sentimento de frustração, do tipo “trabalhei tanto hoje e não realizei nada...”. Efetivamente o seu dia não foi mesmo produtivo.
Em uma segunda situação, ela sabe as diferenças citadas, planejou o seu dia e, ao final, realizou as 10 atividades “importantes” e uma ou duas atividades “não importantes”.
Qual é o sentimento desta pessoa ao final do dia? Sentimento de realização, do tipo “muito bem, trabalhei bem hoje e realizei muita coisa...”. Se ficou alguma coisa para depois, o seu sentimento não se altera pois tem o controle do planejamento e sabe que tem tudo sob controle, inclusive as atividades não-realizadas, pois vai alocá-las no planejamento de outro dia.
Quer ter sempre este sentimento?
Então planeje o seu dia tendo em mente estas diferenças e procurando trabalhar primeiro as prioridades, as atividades que dêem mais resultados.
Cabe também dizer:
1 - O que é importante nem sempre é urgente e nem sempre é prioritário.
Algumas atividades são importantes, mas não obrigatoriamente urgentes, como treinamento de pessoal, que pode, na maioria das vezes, ser alocado em um planejamento.
2 - O que é urgente nem sempre é importante ou prioritário.
Atender um telefone que esteja tocando pode ser uma atividade urgente, em função da pressão de tempo que gera, mas pode não ser importante.
3 - O que é prioritário é sempre importante.
Comece então o seu dia definindo e trabalhando as prioridades. Assim você assegurará sua melhor produtividade e satisfação.
(Do livro: “Socorro, Não Tenho Tempo!!” de Flávio Martins da Costa)
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