Flávio Martins da Costa

Diariamente nos vemos com muitas coisas a fazer e, freqüentemente, ficamos com dúvida por qual começar.

Algumas atividades são rotuladas de “importantes”, outras de “urgentes” e outras de “prioridades” ?

E aí vem a dúvida: por qual começar?

Primeiramente precisamos saber o que significa cada um destes termos:

Afinal, o que é atividade importante?
É aquela que nos traz resultados efetivos, significativos>

O que é “atividade não importante”?
É aquela que não traz nenhum resultado ou, mesmo, resultado sem muita significância.

O que é “atividade urgente?”
É aquela que tem uma pressão de tempo para sua execução.

O que é “atividade prioritária”?
É aquela que, relativamente às demais, tem um grau maior de significância, especialmente em termos de urgência e importância.

A inexistência de definição de quais são as atividades importantes ou prioridades pode nos levar a gastar tempo demais com as que têm menor significado e quando chegar a vez das coisas realmente importantes, já não teremos tempo adequado para realizá-las.

É muito comum as pessoas, independentemente das suas atividades, não definirem as prioridades. A definição do que se vai tratar ou fazer primeiro é puramente acidental.

As pessoas fazem o que lembram ou o que aparecer primeiro numa lista de coisas a fazer. Isto decorre muitas vezes da falta de visão de conjunto ou do hábito de não se procurar ver o “todo” ou tudo que se tem a fazer.

É muito importante para a nossa produtividade e bemestar, saber a distinção entre o “importante” , o “não importante” e a “prioridade”.

Vejamos a diferença entre o que acontece com quem tem noção e quem não tem noção desta diferença:

Suponhamos que, a titulo de ilustração, uma pessoa tenha 20 (vinte) atividades a serem executadas em um dia. Destas atividades 10 (dez) são “importantes” e 10 (dez) são “não importantes” . Em uma primeira situação ela não sabe as diferenças citadas, não planejou o seu dia e, ao final, realizou as 10 atividades não importantes e uma ou duas atividades importantes.

Qual é o sentimento desta pessoa ao final do dia? Sentimento de frustração, do tipo “trabalhei tanto hoje e não realizei nada...”. Efetivamente o seu dia não foi mesmo produtivo.

Em uma segunda situação, ela sabe as diferenças citadas, planejou o seu dia e, ao final, realizou as 10 atividades “importantes” e uma ou duas atividades “não importantes”.

Qual é o sentimento desta pessoa ao final do dia? Sentimento de realização, do tipo “muito bem, trabalhei bem hoje e realizei muita coisa...”. Se ficou alguma coisa para depois, o seu sentimento não se altera pois tem o controle do planejamento e sabe que tem tudo sob controle, inclusive as atividades não-realizadas, pois vai alocá-las no planejamento de outro dia.

Quer ter sempre este sentimento?
Então planeje o seu dia tendo em mente estas diferenças e procurando trabalhar primeiro as prioridades, as atividades que dêem mais resultados.

Cabe também dizer:

1 - O que é importante nem sempre é urgente e nem sempre é prioritário.
Algumas atividades são importantes, mas não obrigatoriamente urgentes, como treinamento de pessoal, que pode, na maioria das vezes, ser alocado em um planejamento.

2 - O que é urgente nem sempre é importante ou prioritário.
Atender um telefone que esteja tocando pode ser uma atividade urgente, em função da pressão de tempo que gera, mas pode não ser importante.

3 - O que é prioritário é sempre importante.
Comece então o seu dia definindo e trabalhando as prioridades. Assim você assegurará sua melhor produtividade e satisfação.

(Do livro: “Socorro, Não Tenho Tempo!!” de Flávio Martins da Costa)

Clique aqui e saiba como adquirir o livro.

Reflexões sobre grupos e conflitos organizacionais (Edição 1).

O atendimento que encanta o cliente (Edição 2)

Momentos de Verdade (Edição 4)

Sua Majestade o cliente (Edição 5)

O Sucesso das empresas certificadas pela ISO 9000 (Edição 6).

Amostra Grátis (Edição 7)

Brindes ou presentes (Edição 9)

Reuniões produtivas (Edição 10)

Programa "5S" (Edição 11)

Delegação de autoridade (Edição 12)

Para excelência no atendimento: coloque o cliente externo em 2° lugar (Edição 13)

Bonificação em mercadorias (Edição 14)

Empatia e o atendimento (Edição 15)

Investir nos colaboradores para fidelizar os clientes (Edição 16)

Procrastinar: o péssimo hábito de adiar (Edição 17)

Economia com telefones (Edição 18)

O mundo perde Peter Krucker (Edição 19)

Exposição ou feira: tratamento tributário (Edição 20)

Real supervalorizado penaliza exportadores (Edição 21)

Valor tributável - Despesas de transporte (edição 22)

A organização estrutural (Edição 23)

Bem estar físico - lazer, cultura e esporte (Edição 24)

Remessa de mercadorias em demonstração (Edição 25 e 26)

Tempo e dinheiro: como administrá-los (Edição 27)

Sistemas de atendimento (Edição 28)

Retorno de mercadorias em demonstração (Edição 29)

Alíquotas do IPI (Edição 30)

O&M não morreu (Edição 31)

O que não dizer ao cliente (Edição 32)

O profissional de vendas (Edição 33)

A Administração do tempo e suas influências na qualidade de vida e produtividade (Edição 34)

Transporte em veículo próprio (Edição 35)

Aparência X apresentação (Edição 36)

Propaganda: a alma do negócio (Edição 37)