Muitas vezes vemos empresas que deixam de apresentarem bons resultados por falta de uma estrutura organizacional.

E a estruturação organizacional já começa quando a empresa tem até mesmo menos de uma dezena de funcionários, quando ela já pode definir claramente a sua estrutura, via divisão adequada de funções.

A estrutura organizativa de uma EMPRESA, indica o conjunto das relações existentes entre as suas várias unidades organizacionais ou pessoas.

A técnica de estruturação organizacional tem por fim a definição clara de responsabilidades e relações funcionais entre as diversas unidades ou pessoas, de modo a evitar confusão, duplicidades e omissões, e ordenar estas relações de maneira lógica, de forma que os níveis de supervisão sejam observados, as funções interdependentes sejam coordenadas se entrosando harmonicamente e os processamentos e rotinas resultem simples, claros e diretos.

ESTRUTURAÇÃO

A estruturação de uma empresa, passa pelas seguintes fases:

DEFINIÇÃO DE PROPÓSITOS;

QUANTIFICAÇÃO DO PROPÓSITO;

DEFINIÇÃO DAS FUNÇÕES PRIMÁRIAS E TERCIÁRIAS;

DESCRIÇÃO, AVALIAÇÃO E RELACIONAMENTO DAS FUNÇÕES;

HIERARQUIZAÇÃO DOS ÓRGÃOS/PESSOAS E DEFINIÇÃO DE AUTORIDADE;

ESCOLHA DA DEPARTAMENTALIZAÇÃO MAIS CONVENIENTE;

CARACTERIZAÇÃO DAS MICROESTRUTURAS;

ELABORAÇÃO DO ORGANOGRAMA E DO FUNCIONOGRAMA;

ESTABELECIMENTO DA REDE DE COMUNICAÇÕES;

ESTABELECIMENTO DE UM SISTEMA DE CONTROLE.

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Um elemento fundamental para a boa estruturação é a departamentalização.

Os critérios de divisão das atividades variam de empresa para empresa, sendo mais freqüentes:

a) Conforme a função
Quando a subdivisão considera as funções básicas da empresa:
Administrativa, Técnica, Comercial, etc.

b) Conforme o tipo de produto ou serviço:
Quando se considera o produto que se pretende obter.

c) Conforme o território
Segundo a localização das unidades da organização

d) Conforme a clientela
Quando a subdivisão considera os clientes aos quais cada setor se destina

e) Conforme o processo
Quando se considera a forma de processamento, de produção de bens ou serviços.

A departamentalização territorial, a departamentalização por produto e a departamentalização por clientes, quando adotadas, na prática, não deixam de estar acompanhadas pela departamentalização funcional, que acaba ocorrendo em outro nível da pirâmide empresarial.

As estruturas empresariais, comumente apresentam combinações harmoniosas e equilibradas dos vários tipos de departamentalização.

ORGANOGRAMAS

As estruturas organizacionais são representadas pelos organogramas. O tipo mais comum de organograma é o “clássico” conforme apresentamos abaixo.

As unidades de trabalho/órgãos estão representadas sem caixas e a subordinação hierárquica e comunicação estão representadas por linhas. A posição relativa das caixas mostra o nível.

Nos organogramas a seguir, temos representados órgãos de linha e órgãos de staff. Os órgãos de linha são as unidades de trabalho da empresa com poderes de decisão e representam as atividades fim e atividades meio da empresa.

Os órgãos de staff ou assessoramento são unidades de trabalho cujo objetivo é a realização de estudos, assessoramento ou desenvolvimento de atividades específicas para o titular do órgão a que se ligam. Os órgãos de staff são colocados na lateral conforme abaixo.

Exemplos de assessorias:

Assessoria Jurídica

Assessoria de Planejamento

Assessoria Financeira

Assessoria de Desenvolvimento e Gestão Empresarial

Assessoria Contábil

Auditoria

Assessoria Organizacional

A(S) GERÊNCIA(S) E OS ÓRGÃOS DE ADMINSTRAÇÃO EXECUTIVA

A(S) GERÊNCIA(S) E OS ÓRGÃOS DE ADMINSTRAÇÃO EXECUTIVA são responsáveis efetivamente pela operacionalização funcional da EMPRESA.

Eles (as) devem ser constituídos(as) dentro da efetiva necessidade da EMPRESA e observando os preceitos técnicos da moderna administração.

Devem permitir qualidade e competitividade dos produtos e serviços prestados pela EMPRESA.
Devem ter gerentes e supervisores profissionais capazes, bem preparados e produtivos.

Abaixo apresentamos um exemplo de estrutura organizacional de uma pequena empresa departamentalização mista.

Entre outros aspectos o trabalho de organização estrutural vai permitir:
Maior delegação
Distribuição adequada do trabalho/delimitação clara das atribuições
Definição adequada de níveis de competência
Melhoria no processo de comunicação.

Com isto a organização vai obter maior eficiência e eficácia.

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