Gestão e Sucesso

No desenvolvimento normal de suas atividades, os gerentes se envolvem constantemente com reuniões. As pesquisas realizadas no Brasil indicam que os executivos gastam entre 20 e 30% de seu tempo em reuniões e que nos Estados Unidos este percentual sobe para 50%.

TIPOS DE REUNIÕES:
Quanto aos objetivos:
- Informativa.
- De tomada de decisão.
- De avaliação.

Quanto à periodicidade:
- Regular.
- Extraordinária.

Existem empresas onde acontecem reuniões em excesso, outras falta a realização de reuniões. Em muitas empresas, as reuniões não são organizadas de forma a serem eficazes, não chegando a alcançar os resultados esperados, se tornando enfadonhas e cansativas.

Nas situações acima temos o descredito das reuniões como importantes instrumentos gerenciais.

Reuniões, para serem eficazes, devem ser tecnicamente planejadas, preparadas, conduzidas e organizadas.

- PLANEJAMENTO
O planejamento da reunião começa com a definição de sua realização. Decidido que é realmente necessário ser realizar a reunião, designa-se previamente um coordenador e estabelece-se:
- Data e local de realização.
- Nomes/unidades de trabalho e cargos dos participantes.
- Horários de início e término.
- Pauta da reunião.

- PREPARAÇÃO
O coordenador faz o planejamento, prepara a pauta da reunião, providencia os recursos de apoio e comunica prévia e formalmente aos participantes:Isto permitirá que eles possam se preparar.
Também se recomenda que os participantes com pontos em comum façam antecipadamente uma prévia da reunião.

Caso haja necessidade de alteração da pauta, os participantes interessados devem se comunicar com o coordenador para que este possa, concordando com a alteração, comunicar aos demais.

Os prazos para comunicação da reunião ou de sua alteração, variam de empresa para empresa, sendo que nas pequenas e médias, o usual e de 3 dias para comunicação e 2 dias para informação das alterações.

- CONDUÇÃO
Reuniões devem ser realizadas no horário marcado, iniciando e terminando com pontualidade britânica. Não se deve esperar por qualquer um dos participantes, independentemente de seu nível.
Qualquer atraso em uma reunião significa alto custo para a empresa, além do desgaste dos participantes. Não deve haver interrupção em hipótese alguma, devendo a secretária informar, nos casos de telefonemas, que a pessoa chamada “retornará” a ligação posteriormente.

O coordenador será o responsável pela boa condução da Reunião e controlará o seu desenvolvimento, a sua duração e a seqüência de temas a serem abordados. O uso da palavra deverá ser solicitado ao coordenador, que também definirá e controlará o tempo do solicitante.
Quem estiver com a palavra, não poderá ser interrompido, mesmo que a interrupção seja importante para o assunto. O interessado deve anotar e aguardar o término da palavra por parte de que a estiver fazendo.

Assuntos, mesmo que importantes, fora da pauta deverão ser tocados somente ao final da reunião e se houver autorização por parte do coordenador. Somente poderá ser iniciado outro assunto da pauta, se o anterior estiver concluído.

Em hipótese alguma poderão ocorrer conversas paralelas.

Do livro “Treinamento Gerencial Básico” de Leszeck Celinski

- FINALIZAÇÃO

Durante a reunião serão anotados os dados relevantes e, ao final, com base nestas anotações deve ser lavrada ata, que será assinada por todos os participantes e que definirá as decisões sobre cada assunto, os correspondentes responsáveis e respectivos prazos.

Cada participante receberá uma cópia da Ata e responderá, na reunião seguinte, pelo que lhe for atribuído.

- ATA
A ata da reunião, deve ser escrita de forma objetiva e conter os seguintes dados:
- Data de sua realização.
- Horário de início e término.
- Local em que se realizou.
- A pauta previamente elaborada.
- Os nomes dos participantes e suas respectivas unidades de trabalho ou empresas.
- Para cada assunto previsto na pauta, as decisões correspondentes, as providências a serem tomadas, os responsáveis por cada providência e as datas ou prazos para cumprimento.
- Assinaturas ou vistos dos participantes dando o “de-acordo”.